Pegawai Tadbir dan Diplomatik : Pengalaman Temuduga, Tugas dan Diploma Pengurusan Awam

Assalamualaikum dan salam sejahtera kepada semua para pembaca blog yang saya hormati sekalian.

Baru-baru ini ramai yang menghubungi saya melalui WhatsApp dan FB Messenger bahkan melalui isteri saya bertanyakan apakah tips yang saya boleh kongsikan bersama untuk persediaan peperiksaan dan juga sesi temuduga bagi jawatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik. Saya berasa kagum dengan semangat rakan-rakan yang ingin memasuki skim perkhidmatan kerajaan ini.

Saya rasa sudah tiba masanya saya berkongsi pengalaman saya sebagai seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik atau orang sebut PTD dengan rakan-rakan yang ingin tahu mengenai skim perkhidmatan ini. Saya ingin kongsikan sedikit pengalaman saya yang mungkin boleh dijadikan tips oleh rakan-rakan untuk sesi temu duga yang akan tiba nanti. Saya tidak mahu katakan ini tips tetapi sekadar pengalaman saya dan juga rangkuman dari pengalaman rakan-rakan PTD saya yang lain.

Orang kata tak kenal maka tak cinta bukan? Jadi saya juga akan berkongsi dengan anda apa tugasan seorang PTD berdasarkan pengalaman kerja saya dan juga apa itu Diploma Pengurusan Awam (DPA) juga berdasarkan pengalaman saya enam (6) bulan berkursus dahulu. Ini semua adalah penting untuk anda tahu sebelum membuat keputusan samada anda benar-benar mahu menjadi seorang PTD atau tidak. Maaf terlebih dahulu tinta saya ini panjang tetapi InsyaAllah bermanfaat buat anda yang ingin tahu mengenai temuduga, tugasan PTD dan apa itu DPA.

Sistem pengambilan PTD sekarang sudah berubah sama sekali. Dahulunya ketika zaman saya, seseorang individu tersebut perlulah melalui tiga (3) peringkat terlebih dahulu sebelum dilantik oleh Kerajaan. Tiga (3) peringkat tersebut pertamanya ialah peperiksaan selama sehari iaitu objektif dan bertulis. Peperiksaan ini terbahagi kepada soalan kefahaman Bahasa Malaysia (BM), soalan kefahaman Bahasa Inggeris (BI), Ujian Matematik, esei BM dan juga esei BI. Saya difahamkan mulai tahun 2014 ini, peperiksaan dibuat secara online dan tidak seperti dahulu. Peringkat keduanya ialah PTD Assessment Centre (PAC) di mana seseorang individu yang lulus peringkat pertama akan diuji personalitinya melalui aktiviti berkumpulan, "Public Speaking", kerjasama di dalam kumpulan, idea dan pendapat terhadap sesuatu isu dan juga diuji fizikal iaitu ujian larian 2.4 kilometer. (Apa yang saya tahu kini selepas peperiksaan, calon yang berjaya akan terus mengikuti sesi temuduga).


TEMUDUGA


Bagi individu yang lulus peringkat PAC akan mara ke peringkat terakhir iaitu temuduga. Di sinilah peringkat akhir di mana individu itu akan dinilai sepenuhnya oleh para panel yang terdiri dari tokoh-tokoh PTD yang sudah lama di dalam perkhidmatan samada layak atau tidak untuk dilantik oleh Kerajaan. Jadi, kerana ada rakan-rakan di luar sana yang akan mengikuti sesi temuduga PTD, saya ingin berkongsi pengalaman temuduga saya yang membawa saya berkecimpung di dalam dunia PTD kini.

Mungkin lebih senang jika anda membaca pengalaman temuduga saya di dalam turutan nombor.

1) DOKUMENTASI

Dokumentasi di sini yang saya maksudkan adalah sijil-sijil yang anda akan bawa semasa sesi temuduga. Semasa saya menghadiri sesi temuduga, saya jadikan Fail sijil-sijil saya seperti sebuah BUKU. Bagaimana? Saya tampal muka hadapan sijil saya dengan maklumat peribadi saya seperti berikut:

                    TEMUDUGA PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK GRED M41
PUSAT TEMUDUGA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM JALAN CENDERASARI
                                                          10 NOVEMBER 2010

NAMA : MOHD SHAFIQ BIN ROZALI
NO KP: XXXXXX-XX-XXXX
NO RUJUKAN CALON : (JIKA ADA)

Semua ini saya print guna kertas sijil. Nampak cantik dan kemas bukan? Selepas itu di dalamnya pula saya buat isi kandungan juga dicetak atas kertas sijil yang sama jenis. Orang kata biar seragam. Susunannya pula adalah mengikut turutan dokumen yang perlu dibawa yang dinyatakan di dalam surat panggilan temuduga. Maka bergantung kepada kreativiti anda. Saya berikan contoh seperti di bawah ini.

BIL                                PERKARA                    
I                                     RESUME
II                                    KAD PENGENALAN
III                                   SIJIL SPM
IV                                   IJAZAH/TRANSKRIP AKADEMIK
V                                    SIJIL-SIJIL PEKERJAAN
VI                                   SIJIL-SIJIL AKTIVITI LUAR (ini adalah seperti aktiviti sukan, sukarelawan
VII                                  SIJIL UNIVERSITI
dan seterusnya......

Kemudian saya buat "separator" untuk asingkan setiap perkara tersebut dengan guna kertas sijil yang sama mengikut perkara yang telah dinyatakan di dalam isi kandungan. Agaknya apa pandangan panel temuduga anda kelak? Bagi saya ini adalah usaha untuk menunjukkan yang kita adalah seorang yang teratur dan kemas. Kita layak menjadi seorang PTD.

Untuk salinan dokumen yang perlu dibawa juga anda hanya perlu susun ikut susunan seperti diminta dan serahkan kepada urusetia di pusat temuduga. InsyaAllah cubalah lakukan perkara yang sama, saya yakin anda akan tampak lebih berketrampilan.



2) PAKAIAN

Bagi lelaki, pakailah kemeja berwarna putih dan juga bertali leher "plain" jika boleh berwarna merah. Bukan apa, jika anda perasan, warna merah adalah warna yang boleh dikira rasmi di dalam perkhidmatan awam. Malah di Jabatan Perdana Menteri dan YAB PM kita juga jika berhimpun akan memakai tali leher merah. Maka kita tunjukkan kesungguhan tersebut. Seluar "slack" warna hitam. Dan pakailah "blazer" berwarna hitam. Kasut kulit hitam tidak kira bertali atau tidak dan berkilat. Sebagai contoh, ini adalah etika pemakaian lelaki untuk sesi temuduga.

Lupakan pasal name tag tersebut. Ini adalah contoh pemakaian. Gambar saya ketika kurus.

Bagi wanita pula, anda boleh berbaju kurung tanpa blazer, memakai court shoe warna hitam. Bagi yang tidak memakai tudung dan berambut panjang, ikatlah rambut anda supaya kemas. Jika tidak ingin memakai baju kurung, boleh memakai skirt atau seluar, kemeja dan blazer. Anda mungkin lebih arif dari saya mengenai etika pemakaian wanita. Antara contoh-contoh etika pemakaian bagi wanita adalah seperti berikut.

3) KENAL PASTI PANEL TEMUDUGA

Untuk makluman anda, akan terdapat dua (2) orang orang penemuduga yang akan menilai anda nanti. Seorangnya adalah bertindak sebagai Pengerusi dan seorang lagi ahli. Pengerusi biasanya adalah dari kalangan PTD yang sudah bersara dan dilantik oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) sebagai penemuduga. Ketika saya ditemuduga, bekas Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Tan Sri Jamaludin Damanhuri yang menemuduga saya. Seorang lagi pula adalah PTD gred tinggi iaitu Gred 48 kebiasaannya. Justeru itu, ambillah peluang sebelum sesi dijalankan untuk bertanya kepada urusetia dengan hormat siapakah gerangan personaliti yang akan menemuduga kita. Bukan apa, senang buat kita untuk "address" dengan gelarannya mungkin Tan Sri, Datuk, Dato'Seri, Datin atau kalau tiada pangkat dengan panggilan Tuan atau Puan. Orang kata biarlah kita berbahasa dengan hormat dan baik kerana itulah lambang keperibadian kita. Zaman sekarang masing-masing mempunyai telefon yang mempunyai internet, mungkin boleh buat sedikit carian mengenai penemuduga kita tersebut. Mungkin ada maklumat yang boleh membantu kita kelak.

4) KETIKA MASUK KE DALAM BILIK TEMUDUGA

a) Sebelum masuk, ketuk pintu dan buka pintu . Beri salam dan "address" dengan panggilan yang saya maklumkan seperti di atas. "Assalamualaikum Tan Sri, Tuan/Puan". Ingat tujukan kepada kedua-duanya ya. Pastikan wajah anda bersemangat dan silalah senyum.

b) Selalunya panel akan terus mempersilakan kita duduk. Kalau tidak pun, kita boleh katakan "Boleh saya duduk Tan Sri/Tuan/Puan?"

c) Apabila duduk, jangan silangkan kaki, Duduk dengan keadaan badan tegak dan kaki rapat untuk wanita. Yang lelaki bukaan sederhana.

d) Pandangan mata anda biarlah kepada kedua-dua panel temuduga.

e) Tangan pula letaklah di atas peha

f) Selalunya juga, panel akan meminta fail sijil-sijil kita sebelum kita duduk. Serahkan kepada mereka dengan tertib.

5) PROSES TEMUDUGA (soalan-soalan yang biasanya ditanya)

a) Permulaannya panel temuduga akan meminta calon untuk memperkenalkan diri yakni latar belakang kita, kareer, akademik dan sebagainya. Bercakaplah dengan yakin, teratur dan jelas. Kurangkan perkataan "aa" , "em"  dan seumpamanya. Temuduga juga biasanya akan dibuat di dalam dua bahasa iaitu Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris.

b) Kadangkala dari pengenalan latar belakang kita sahaja, panel boleh bertanyakan soalan. Sebagai contoh, jika anda dahulunya seorang Pegawai Bank atau Akauntan, Panel akan bertanyakan pendapat anda mengenai sektor kewangan negara kini, bajet 2015 negara, GST dan sebagainya. Mungkin juga panel akan meminta anda pandangan bagaimana dengan kemahiran atau ilmu yang anda miliki dapat membantu sektor kerajaan pula. Maka, ianya bergantung kepada latar belakang anda juga.

c) Soalan lain  yang akan disoal ialah mengenai tugas-tugas seorang PTD. Anda perlu tahu lapan (8) bidang PTD iaitu

1. Pengurusan Sumber Manusia dan Pembangunan Organisasi,
2. Pengurusan Kewangan,
3. Keselamatan dan Pertahanan Negara,
4. Pengurusan Teknologi Maklumat,
5. Perancangan dan Pentadbiran Sosial/Infrastruktur,
6. Pentadbiran dan Pembangunan Wilayah/Perbandaran/Tanah/Daerah/Tempatan
7. Pengurusan Ekonomi dan
8. Hubungan Antarabangsa dan Hal Ehwal Luar Negeri.

Anda perlu tahu di manakah PTD akan ditempatkan bermula di daerah, negeri, persekutuan mahupun di luar negara. Untuk makluman PTD GRED M41 boleh ditempatkan di Pejabat Tanah dan Daerah sebagai Penolong Pegawai Daerah, di agensi-agensi kerajaan seperti di hospital, Jabatan Pelajaran, Jabatan Kesihatan, Jabatan Pendaftaran sebagai Penolong Pengarah, di semua kementerian dan Jabatan Perdana Menteri serta agensi-agensi dibawahnya. Jika di Kementerian, gelaran jawatan PTD ialah Penolong Setiausaha. PTD juga boleh dipinjamkan di agensi swasta dan antarabangsa melalui proses peminjaman dan juga ditempatakan di Kedutaan Malaysia di luar negara.

Dari ini semua, anda akan disoal samada apa yang anda faham mengenai tugasan PTD berdasarkan kepada lapan (8) bidang tadi. Di mana anda minat jika anda dilantik dan mengapa?

d) Kenapa anda mahu jadi seorang PTD? Jawablah dengan yakin. Saya dahulu saya maklumkan bahawa saya ingin menyumbang kepada masyarakat. Saya ingin menjadi pemudahcara kepada visi dan misi kerajaan kepada rakyat, berkhidmat dengan baik dan melayan orang awam dengan hemah agar masalah mereka boleh dibantu sedaya upaya. Kita boleh lihat apa yang berlaku di sekeliling, jadikan itu modal anda untuk menjawab soalan ini. Bagi saya soalan sebegini akan lahir dari hati yang ikhlas. Jika niat anda memang betul dan ikhlas untuk berkhidmat kepada rakyat dan negara anda akan dapat menjawab soalan ini dengan baik.

e) Soalan-soalan isu semasa. Mungkin kini mengenai Bajet 2015, Pelaksanaan GST, kepentingan Akta Hasutan, kebocoron maklumat kerajaan seperti soalan bocor, keselamatan negara seperti peristiwa Lahad Datu dan MH17. Semuanya itu mungkin boleh disoal. Dari sini panel boleh tahu akan pandangan calon dan adakah calon mempunyai perspektif yang mantap yang mungkin boleh dipraktikkan ke dalam sektor kerajaan apabila berkhidmat kelak.

f) Bacalah surat khabar selalu, laman web Perdana Menteri, perkara asas seperti Wawasan 2020, 1 Malaysia, NKRA, NKEA perlulah diketahui. Untuk berjaya, anda perlu berusaha. Jadikan amalan mulai sekarang.

g) Jika diberi peluang bertanya soalan, anda boleh ajukan soalan  mengenai sistem pengambilan PTD iaitu Kadet PTD sebagai contoh. Secara tidak langsung, anda menunjukkan minat untuk menjadi seorang PTD.

h) Jika ada fakta yang anda tidak tahu jawablah jujur yang anda tidak tahu. Jangan mereka sesuatu yang anda tidak pasti kesahihannya kerana itu bakal memerangkap diri anda kelak dan menyebabkan anda akan gagal.

Inilah pengalaman saya dahulu yang boleh saya kongsikan bersama. Mungkin bermanfaat bagi anda. Orang kata kejayaan tidak ditempa dengan mudah. Berusahalah dan ikhlaskan niat, InsyaAllah anda akan dipermudahkan segala urusan kelak. Buat yang Islam, buatlah solat hajat dan seumpamanya. Berdoa kepada Allah kerana Dialah sahaja yang boleh membantu kita. 

PENGALAMAN BERTUGAS SEBAGAI PTD

Harap anda masih bersama saya lagi untuk sesi seterusnya iaitu Pengalaman bertugas dan Diploma Pengurusan Awam. Saya akan terangkan secara ringkas sahaja tugas saya sebagai PTD sepanjang 6 tahun berkhidmat agar anda dapat gambaran tentang tugas seorang PTD. 

Saya bermula dengan bertugas di Bahagian Pembangunan Kompetensi, Kementerian Kesihatan Malaysia di mana saya ditempatkan di Unit Peperiksaan. Di situ, tugas saya adalah bagi merancang aktiviti penggubalan soalan peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) iaitu peperiksaan bagi kenaikan pangkat penjawat awam di Kementerian Kesihatan Malaysia. Saya bertanggungjawab untuk mengadakan bengkel penggubalan soalan peperiksaan di mana saya perlu membuat tempahan hotel dan sebagainya. Saya perlu menghubungi para Pegawai yang berlainan skim perkhidmatan yang telah dikenalpasti untuk menjadi penggubal soalan peperiksaan. Di sini saya belajar sedikit mengenai kewangan kerajaan, cara membuat surat dan kertas kerja, menjadi Emcee, mempengerusikan mesyuarat, membuat minit mesyuarat dan sebagainya. Saya juga mempunyai pembantu tadbir (kerani) di bawah saya untuk membantu tugas-tugas. Akta kerahsiaan soalan peperiksaan perlu dijaga dan selepas siap semua soalan yang digubal,saya juga berperanan untuk menguruskan urusan percetakan dan pengedaran kertas soalan ke seluruh negara. Komunikasi amat penting kerana saya di kementerian dan di sinilah kita belajar menjaga hubungan kita dengan pegawai perhubungan di setiap negeri. Pada hari peperiksaan juga, saya ditugaskan untuk memantau perjalanan peperiksaan di beberapa negeri untuk mendapatkan maklumbalas dan juga membuat laporan. 

Kemudian, saya ditempatkan pula di Bahagian Sumber Manusia, Kementerian Kesihatan Malaysia. Di sini saya bertanggungjawab dengan urusan perkhidmatan sumber manusia bagi para pegawai di Kementerian Kesihatan Malaysia. Saya belajar mengenai peraturan-peraturan perkhidmatan awam seperti cuti, pelantikan dan peletakan jawatan, peminjaman dan sebagainya, Semuanya adalah berlandaskan undang-undang dan peraturan yang digariskan oleh kerajaan. Saya bertanggungjawab untuk sesi pelantikan pegawai seperti Pegawai Perubatan, Pegawai Sains dan Jurutera. Saya juga berperanan untuk menempatkan para pegawai yang dilantik ini ke seluruh hospital di Malaysia. Saya juga berpeluang memberikan ceramah mengenai urusan sumber manusia kepada para pegawai yang baru dilantik semasa kursus induksi dan ini dapat "develop" kemahiran saya dalam memberikan ucapan di khalayak ramai. Saya juga perlu berkomunikasi dengan baik dengan pegawai yang mempunyai masalah, para ibu bapa pegawai memandangkan kebanyakkannya masih muda dan sebagainya. Saya selalu menempatkan diri saya di tempat mereka, sehubungan itu saya dapat memberikan yang terbaik kepada semua.

Selepas itu, saya ditempatkan pula di Bahagian Kemajuan Industri Getah dan Jatropha, Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi di mana saya ditempatkan di Unit Antarabangsa. Saya berperanan menjaga urusan industri getah Malaysia di peringkat antarabangsa. Hubungan kerjasama bilateral dan multilateral Malaysia dengan negara pengeluar getah lain seperti Thailand dan Indonesia contohnya adalah menjadi tanggungjawab saya. Saya belajar berkomunikasi dengan negara luar secara rasmi. Banyak kertas kerja dan memorandum jemaah menteri yang perlu saya sediakan. Di sini juga saya berpeluang mengikuti delegasi Malaysia ke mesyuarat industri getah di luar negara. Saya juga berinteraksi dengan sektor swasta dan saya perlu belajar mengenai prinsip ekonomi.

Banyak sebenarnya tugasan yang perlu dilakukan tidak saya nyatakan, tetapi inilah dia serba ringkas tugasan yang saya lakukan. Dari satu bahagian ke bahagian yang lain dan tugasan dan cabaran yang berbeza. Perlu cepat belajar dan berkomunikasi dengan baik. Seorang PTD perlu pandai membawa diri mengikut perubahan keadaan persekitaran kerja. Mungkin ini dapat mengubah pandangan rakan-rakan yang mungkin sangkakan bahawa menjadi PTD adalah menjadi ADO dan juga Duta sahaja. Luas skop tugasan PTD ini sebenarnya.

DIPLOMA PENGURUSAN AWAM (DPA) SECARA RINGKAS

Seperti yang saya janjikan di awal tinta saya ini, ingin saya kongsikan mengenai Diploma Pengurusan Awam (DPA) yang menjadi kursus wajib bagi PTD untuk disahkan dalam perkhidmatan. Untuk pengambilan yang terkini bermula tahun 2013, setiap calon yang lulus temuduga, perlu menjalani kursus DPA selama setahun di Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Bukit Kiara, Kuala Lumpur. Anda akan digelar sebagai Kadet PTD dan selepas anda dinilai dan lulus kursus setahun tersebut barulah anda dilantik sebagai PTD dan ditempatkan di agensi kerajaan yang ditetapkan oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam. Apa itu DPA ya?

DPA adalah kursus di mana PTD akan belajar semua lapan (8) bidang yang dinyatakan melalui kelas akademik. PTD juga akan menjalani modul luar seperti Modul PEBAKA iaitu modul bersama Pihak Bomba, Modul Polis, Modul Tentera, OBS di Lumut, "attachment" dengan Pihak Berkuasa Tempatan, program anak angkat dan kemasyarakatan. PTD juga akan terlibat dengan banyak program yang perlu dilaksanakan secara berkumpulan kepada masyarakat seperti program Karnival Kerjaya untuk orang awam, kembara CSR dan sebagainya. Di dalam kursus DPA juga anda akan belajar untuk berdisplin, bekerjasama, membina daya rintangan dan kecekalan hati kerana bagi yang sudah berkahwin lebih-lebih lagi mempunyai anak anda akan berjauhan dengan pasangan dan anak buat seketika. Saya menghadiri kursus DPA selama 6 bulan pada tahun 2013 di INTAN Kluang, Johor. Banyak pengalaman pahit manis saya di DPA dan saya berjaya mengharungi liku-liku di DPA di samping berjauhan dengan isteri dan anak yang masih kecil. Kecekalan itulah yang bakal mengukuhkan lagi jati diri PTD. Banyak yang ingin saya kongsikan mengenai DPA tetapi cukuplah gambar sahaja berbicara.

Program The Amazing Race Kami Prihatin bersama secara kerjasama lautan biru dengan agensi kerajaan dan 1M4U di Kluang. Saya sebagai Pengarah Program

Lencana OBS kebanggan saya. Ho Chuwei!

Sekitar kelolaan program kesihatan di Sabak Bernam

Belajar gamelan di Johor

Kursus Bomba. Bersama rakan-rakan

Saya dalam suit HAZMAT

Bersama rakan-rakan PTD

Di hadapan bas INTAN sebelum ke Lumut

Saya bersama Pasukan bola sepak Sidang Cnergy

Di tepi pantai menunggu bot di Pulau Pangkor. Setelah penat mendaki gunung.

Saya di Kursus Bomba bersama peralatan pernafasan.

Di konvekesyen Master isteri. Lewat menghadiri Kursus Polis di Maktab PDRM Cheras tetapi isteri adalah segalanya.

Bersama-sama rakan membuat video ucapan hari raya.

Gambar anak saya yang saya rakam setelah lama tidak berjumpa semasa DPA.

Berhari raya di kampung bersama isteri dan anak tercinta. Dibenarkan cuti hari raya.

Model semasa belajar mengenai pembangunan.

Bersama rakan sebilik semasa DPA. Makan durian di Kluang.

Sidang C-Nergy juara keseluruhan sukan 

Bersama ahli kumpulan meneruramah TKPPA kini yang dahulunya KSU KSM untuk modul tokoh

Bergambar bersama rakan-rakan di Melaka

Di majlis manifesto kepimpinan

Semasa aktiviti gotong royong

Bersukan

Semasa program English Night di kampus INTAN Kluang

Semasa perarakan HAri Kemerdekaan di INTAN Kluang

Sambutan Hari Malaysia

Rakan-rakan PTD selepas English Night

Semasa Kursus Polis di Maktab PDRM

Aktiviti menembak. Seronok

Bersama rakan-rakan PTD

Bersama-sama rakan PTD di Kementerian Kesihatan Malaysia. Bertemu di SUKAN DPA. Walaupun berlainan kampus, ukhwah kami tetap utuh sehingga kini walaupun semua sudah berpisah 

Rakan-rakan PTD

Isteri dan anak adalah tulang belakang saya di DPA

Bersama kumpulan saya Acapelagho. Kami juara berkumpulan bagi program nyanyian semasa di DPA

Program saya mendapat liputan di FB 1M4U

Menyampaikan persembahan nyanyian

Saya bersama Exco SIntesis DPA

Bergambar bersama-sama rakan di Melaka

Semasa menghadiri Kursus Pengurusan Jenazah di Masjid Kluang

Menghadiri Konvokesyen DPA

Alhamdulillah saya mendapat keputusan CEMERLANG

Di dalam dewan PWTC

Bersama rakan-rakan PTD

Semoga tinta yang panjang lebar ini memberikan manfaat kepada semua rakan-rakan di luar sana yang bakal menghadiri temuduga PTD nanti. Diharapkan dapat membantu anda dan memberikan gambaran serba ringkas mengenai PTD dan memberikan semangat kepada anda semua untuk berjaya kelak. Kukuhkan jaringan komunikasi. Itulah PTD. Esprit de corps.

Salam kecemerlangan dari saya

IKHLAS

MOHD SHAFIQ ROZALI
READING, UNITED KINGDOM